Sistemul de control acces hotelier offline este realizat dintr-o broască automatizată montată direct pe uşa, alimentată dintr-o baterie inclusă, care permite citirea cartelelor de acces, descuierea uşii (sistem cu electromotor) pentru cartelele valide. Bineînţeles, se inscriptionează pe cartelă data şi ora la care a fost folosită pentru deschiderea uşii. Cardul se foloseşte şi la economizorul de energie care deblochează accesul la alimentările cu energie electrică din cameră. Card-urile sunt codificate la recepţie când se înregistrează turistul şi se stabileşte perioada de gazduire, numărul camerei şi eventuale alte uşi unde îi este permis accesul clientului (saună, centru SPA, parcare subterană), Deasemenea, acesta mai este folosit şi pentru înregistrarea plăţii la restaurant. În momentul plecării din hotel card-ul este folosit pentru a se descărca datele de pe el şi serveşte la întocmirea notei de plată. Accesul în cameră pentru personalul de serviciu se face cu card-uri asemănătoare, dar care au accesul limitat pentru o singură dată pe zi şi numai între anumite ore. Managerul are card “master” cu care poate intra în orice cameră.
Avantajul principal al sistemului de control acces hotelier offline este că acesta nu permite închirierea unei camere de la recepţia hotelului, fără ca operaţia să nu fie înregistrată în baza de date şi că oferă o mai mare confidenţialitate a cazării clientului, recepţionerul neştiind când turistul este sau nu în cameră. Accesul la baza de date se face numai de către persoana care cunoaste parola de administrator. În acest mod este imposibilă închirierea de camere fără ştirea administratorului hotelului. Sistemul poate fi montat pe orice tip de usă, iar în majoritatea cazurilor acesta poate fi instalat chiar pe broasca deja existentă. În cazul acestui tip de control acces yalele uşilor sunt unitaţi de tip stand-alone cu parametri definiţi în timpul procesului de montare şi instalare. Programarea şi citirea evenimentelor se face cu ajutorul unui PDA. Sistemul de control acces şi management hotelier asigură:
accesul în camera de hotel cu ajutorul cartelei cu microcip (SMART card) sau a cartelei de proximitate(RF card)
accesul în alte zone din incinta hotelului (sală de conferinţe, bar, club, piscină, saună, parcare, etc), pe baza aceleiaşi cartele
gestiunea camerelor din hotel: evidenţa camerelor (liberă, ocupată, rezervată, data eliberării, etc.), evidenţa personalului hotelier (date personale, zone de acces, valabilitate), evidenţa intrărilor în camere (cartela folosită, data, ora)
economia de energie electrică prin utilizarea economizorului de energie
deschiderea seifului prin intermediul cartelei
